Lassacskán véget ér a borongós idő, és közeleg a tavaszi–nyári fesztiválszezon. Az átlagos fesztivállátogató számára talán nem evidens, hogy milyenek aspektusok, és mekkora idő egy fesztivál megszervezése, lebonyolítása. Ez egy edukatív írás, amely néhány fesztiválszervezési titokról lebbenti fel a fátylat.
Amit külső szemlélőként érdemes realizálni: egy néhány napig tartó fesztivál megszervezése valójában egy egyéves projekt. Mielőtt az első gitár megszólalna, vagy a DJ feltekerné a potmétert, hónapok – gyakran egy teljes év – láthatatlan munkája áll össze. A legtöbben azt gondolják, hogy a nyári fesztivál szervezése tavasszal indul. A valóságban azonban a legtöbb komolyabb fesztivál esetében már az előző év zárónapján elkezdődik a következő év tervezése.
Ennek első lépése a szervezők részéről a rendezvény értékelése. Ahogyan egy cég adatelemzéssel, vagy akár mesterséges intelligencia használatával elemzi és optimalizálja a saját működését, úgy a fesztiválok is próbálnak évről évre tanulni a saját rendezvényük tanulságaiból.
Ebben az önreflexiós folyamatban a fesztivál számos aspektusa terítékre kerül! Mennyi volt a látogatószám? Hányan vettek bérletet (milyen típusút), és hányan napijegyet? Melyik nap fogyott el a legtöbb ital? Melyik bejáratnál torlódott a beengedés? Melyik koncertnél vagy előadónál volt valamilyen para? Ezeket a kérdéseket a szervezők kíméletlenül kielemezik, és a tanulságok beépülnek a következő év szervezési folyamataiba. Az elemzés nyomán előfordulhat, hogy egy problémás fellépő nem kap újra meghívást, hogy egy alulteljesítő vendéglátós más profilú alvállalkozóra lesz lecserélve, vagy hogy a merch pult egy másik lokációba kerül.
Fesztivál–Pénzügyek
A fesztiválok alapvetően profitorientált vállalkozásként működnek, ezért a pénzügyi realitás minden esetben egy fontos szempont. Az előfinanszírozás miatt a szervező hónapokon keresztül pénzt költ bevétel nélkül. A jegyelővétel tempója pedig az egyik kritikus mutató (a másik pedig sok esetben a szponzorok bevonása). Ha a tavaszi jegyeladási kampány gyengébb a vártnál, az komoly újratervezést jelenthet: marketingerősítés, költségoptimalizálás, vagy akár lineup-átalakítás (többek közt ezért szerepel minden fesztivál minden felületén a „szervezők a műsorváltoztatás jogát fenntartják” mondat).
A fesztiválromantika mögött valójában egy Excel-vezérelt világ bújik meg. A cash-flowban pedig találhatunk egyértelmű tételeket, mint például a fellépők gázsija, a technika költségei (színpad, hang, fény, LED-fal), vagy a biztonsági és egészségügyi szolgálat. De lehet, hogy a külső szemlélő számára már kevésbé egyértelmű, hogy egy alapvető infrastruktúra (áram, víz, WC, kerítés), vagy bizonyos engedélyek, biztosítások, esetleg a marketing mekkora összegeket emészt fel – pedig, bizony nem kis tételekről beszélünk.
Egy közepes méretű hazai fesztiválköltségvetés több százmilliós nagyságrendű is lehet, és mindezt hónapokkal azelőtt kell lekötni, hogy az első jegy elkelne. Az pedig, hogy hány jegy, avagy bérlet kerül értékesítésre, nagyban függ a fesztivál lineuptól.
Egy nemzetközi, vagy akár hazai headliner leszerződtetése gyakran 6–12 hónappal előre történik. A turnéútvonal, az adott produkció piaci értéke, a fesztiválszolgáltatók közti régiós verseny, az online streamek száma – ezek a tényezők mind számítanak abban, hogy egy fesztiválon ki kerül végül a színpadra.
A szerződések sok oldalas jogi dokumentumok a riderrel együtt. És itt jön a legendás rider. Mi is ez? A fesztiválzsargonban ismert kifejezés egy alapvető szerződés melléklete a szervező és a fellépő között, amely több elemből áll.
A technikai rider tartalmazza a logisztikai keretrendszert: a színpadméret, áramigényt, monitorrendszert, és a backline adatait. A hospitality rider a zenekar vagy fellépő által igényelt cateringet (étel és ital), valamint az öltözői felszereltséget rögzíti.
Legendás történetek keringenek a zenei- és bulvármédiában egy-egy világhíres előadó által leadott riderről, ezek azonban túlmutatnak a vicces-hisztis sztárokon. A „csak barna M&M’s ne legyen” típusú sztorik mögött egyfajta kontrollmechanizmus áll: ha a szervező erre sem figyel, vajon a színpad statikai paramétereire figyelt-e?
Az időjárás
A pénzügyek, a marketing és a fellépők kiválasztása, leszerződtetése mellett van még egy nagyon fontos tényező: az időjárás. A fesztiválszervező egyik legnagyobb ellensége – vagy legnagyobb barátja – ez, ráadásul ez számít az egyik legkiszámíthatatlanabb aspektusnak.
Minden nagy fesztiválnak van egy saját, dedikált meteorológusa, megvásárolt meteorológiai szolgáltatása, vagy egy közvetlen vonala a helyi állomáshoz. A legtöbb helyen létezik egy protokoll: ha a villámlás egy bizonyos sugarú körön belülre ér, a színpadmesternek joga van azonnal lekapcsolni az áramot, még akkor is, ha az éppen akkor fellépő világsztár a legnagyobb sláger refrénjénél tart…
Szélsebesség növekedés, zápor, vihar, villámlásprotokoll, hőségriadó – ezekre az esetekre vannak vésztervek, amelyek számos dolgot befolyásolnak. Például, egy bizonyos szélerősség felett a LED-falakat le kell engedni, vagy nagyobb vihar esetén kiürítési terv lép életbe. Ezek nem improvizált döntések, hanem előre lefektetett biztonsági protokollok, amelyeket a fesztiválszemélyzet tagjai egy előzetes oktatáson elsajátítanak.
A backstage világa
A közönség számára a backstage misztikus tér. A valóságban azonban egy konténeröltözőkből, raktárakból, és speciális rámparendszerekből összerakott ideiglenes város. A backstage egy munkatér: nem az ingyen pia és a sztárbulik helyszíne, hanem a zenészek, roadok, hostok munkahelye. Az itt zajló tevékenységek alapvetően befolyásolják azt, hogy egy előadó mikor és milyen „állapotban” kerül fel a színpadra, ez pedig nagyban befolyásolja azt, hogy milyen lesz a buli maga.
Összefoglalás
Egy nagyobb fesztiválon több száz – vagy ezer – ember dolgozik. A stage crew tagjai, technikusok, biztonsági személyzet, a szponzorok képviselői, vendéglátósok, takarítók, önkéntesek, és persze maguk a fellépő zenészek, és az ő tour managementjük.
A fesztiválélmény a látogatók számára szabadnak tűnik. Valójában percre pontos forgatókönyv alapján működik minden: mikor nyílik a kapu, mikor indul a hangpróba, mikor megy ki a social media poszt, mikor érkezik a catering-utánpótlás, vagy hogy mikor ürítik a szemeteseket. A spontánnak tűnő bulizás mögött komoly rendszer van.
A zene közösséget épít – és a fesztivál ennek a legintenzívebb formája –, de ahhoz, hogy 15 000 ember egyszerre énekelhessen egy refrént, ahhoz nagyon sok ember munkája szükséges.
Kedves Olvasó!
Ha idén nyáron – vagy bármikor a jövőben – egy fesztiválon állsz a színpad előtt, és felgyulladnak a fények, jusson eszedbe: előtted, mögötted és körülötted egy ideiglenes város működik, több száz szakember és önkéntes összehangolt együttműködésével, akiknek az a célja, hogy te felszabadultan szórakozhass!
A felszín a buli, de a háttérben fegyelem, kockázat, szenvedély és professzionalizmus dolgozik kéz a kézben!